Como empreender uma revisão da qualidade do projeto que aumentará sua linha de fundo

Uma revisão de qualidade do projeto ajuda a identificar as causas-raiz dos problemas em um projeto com falhas e fornece orientação detalhada sobre como recuperá-los. 

Tem um impacto direto e positivo no resultado financeiro de uma organização. Quando realizada no final de um projeto, fornece valiosas lições para as equipes de projeto que trabalham em projetos futuros.

Em meu trabalho de consultoria em gerenciamento de projetos, sou frequentemente chamado a auditar projetos ou realizar revisões de qualidade de projetos problemáticos. 

Trazer um auditor / consultor externo para conduzir a revisão da qualidade do projeto é uma boa prática; 

Ele fornece aos membros da equipe do projeto e a outras partes interessadas do projeto a oportunidade de ser sincero e compartilhar suas opiniões e sentimentos sobre o que está acontecendo ou aconteceu no projeto sem o risco de voltar atrás.

O processo para conduzir uma auditoria de projeto ou uma revisão de qualidade de projeto é semelhante, independentemente de a pessoa realizar sua execução a médio prazo em um projeto ou em sua conclusão. 

E o processo é bastante consistente, independentemente da área de indústria ou serviços da organização. 

Muitas vezes, o projeto está em crise e a organização está ansiosa para recuperar o projeto rapidamente. 

Portanto, é importante que a revisão e auditoria de qualidade do projeto sejam concluídas rapidamente. São necessárias três (3) semanas muito intensas para concluir a revisão e auditoria de qualidade em profundidade e entregar o relatório final.

Revisão da Qualidade do Projeto e Processo de Auditoria do Projeto

Existem três fases para uma revisão de qualidade do projeto:

  • Fase 1: Planejando a Revisão e a Auditoria da Qualidade do Projeto
  • Fase 2: Análise de Projeto
  • Fase 3: Relatório e Recomendações

Fase 1: Planejando a Revisão da Qualidade do Projeto e a Auditoria do Projeto

Na Fase de Planejamento do Projeto , o auditor / consultor do projeto planeja a revisão da qualidade do projeto e determina as etapas e datas do processo de auditoria. 

Como parte deste processo de planejamento, é importante que o auditor do projeto seja claro sobre as expectativas para a revisão da qualidade do projeto ou auditoria do projeto. 

Para fazer isso, ele ou ela provavelmente fará entrevistas com os membros do comitê de direção do projeto e / ou equipe de liderança e / ou patrocinadores, bem como com o gerente do projeto para obter clareza sobre os “critérios de sucesso” para a revisão da qualidade do projeto. garantir que a revisão da qualidade do projeto seja capaz de atender às suas necessidades individuais e coletivas. 

Além de atingir este objetivo importante, durante a fase de planejamento, o auditor do projeto também:

  • Determine se as práticas consistentes de gerenciamento de projetos fazem parte da cultura corporativa e, em caso negativo, o que está faltando.
  • Determine se as práticas consistentes de gerenciamento de projetos fazem parte da cultura corporativa e, em caso negativo, o que está faltando.
  • Examine a estrutura do projeto, bem como os papéis e responsabilidades dos recursos atribuídos.

Fase 2: Análise de Projeto

A fase de Análise do Projeto é abrangente e envolve uma revisão de todo o projeto. 

Nesta fase, o auditor do projeto / consultor reúne informações do gerente de projeto , principais membros da equipe do projeto , patrocinador, fornecedores, consultores, fornecedores, etc, para avaliar os problemas, desafios e preocupações com o projeto e para chegar às causas da Quaisquer problemas.

O foco desta fase é o auditor / consultor identificar lacunas no nível de detalhe no plano do projeto , bem como dependências, marcos, recursos e controle. O auditor do projeto verificará para ver:

  • Quão bem o plano do projeto incorporou o plano do fornecedor.
  • Como a equipe do projeto gerenciava o orçamento do projeto.
  • A qualidade geral dos processos do projeto.
  • Até que ponto os recursos externos, como fornecedores, consultores, contratados, etc., estão no caminho certo na gestão de sua parte do cronograma e orçamento do projeto.
  • Quão bem o risco foi gerenciado.
  • Até que ponto a mudança foi gerenciada corretamente.

Para reunir essas informações, o auditor / consultor do projeto participará das reuniões selecionadas da equipe do projeto, das reuniões do patrocinador, das reuniões com os clientes e de outras reuniões, além de revisar toda a documentação existente do projeto e o plano do projeto. 

Isso os ajudará a identificar o processo e os resultados dessas reuniões e a entender em primeira mão o processo que o projeto está seguindo. A documentação do projeto pode incluir:

  • Estrutura do Projeto
  • Declaração do escopo
  • Requisitos de negócios e de partes interessadas
  • Planos de cronograma do projeto (linha de base e recalibrada)
  • Planos de orçamento (original versus reais)
  • Fornecedor, consultor e / ou outros planos de recursos externos
  • Relatórios de marco
  • Equipe do Projeto Agendas e Atas da Reunião
  • Registros de problemas e itens de ação
  • Pedidos de alteração / solicitações
  • Registros de Mudança
  • Registros e avaliações de risco
  • Relatórios do patrocinador
  • Cliente e outros relatórios das partes interessadas
  • Outra documentação relevante do projeto

Na Fase Relatório e Recomendações, o auditor do projeto escreve um relatório detalhado com recomendações e o apresenta à alta administração. 

O relatório inclui recomendações e ações específicas para melhoria geral do desempenho do projeto.

O relatório incorpora as conclusões de todas as informações coletadas; tanto de entrevistas como de documentação de projetos. 

Ele identifica todos os problemas, preocupações e desafios do projeto que o projeto enfrenta. 

E, mais importante, o relatório fornece recomendações e ações detalhadas e específicas sobre como recuperar o projeto e melhorar o desempenho geral do projeto.

Para revisões de qualidade de projetos forenses; conduzido no final do projeto, o relatório e as recomendações delinearão recomendações para aplicação futura e fornecerão informações para validar se os recursos foram ou não efetivamente e eficientemente utilizados no projeto, além de fornecer orientação sobre quais requisitos de competência e liderança seriam necessários para o projeto. um gerente de projeto.

Na minha experiência, a gerência sênior nem sempre acha fácil aceitar as conclusões do relatório; particularmente se há muito em jogo para eles e seus recursos para fazer correções necessárias são limitados. 

Eles provavelmente precisarão de mais assistência para implementar as recomendações e isso pode significar custos adicionais. 

Ou eles podem não ter a capacidade interna de fazer as mudanças necessárias. 

No final do dia, a administração terá que decidir se ouvirá as conclusões do auditor ou não. Será preciso tanto compromisso quanto esforço para mudar as coisas.

Conclusão

As auditorias do projeto não só revelam problemas, problemas e desafios que podem estar impedindo os projetos de serem bem-sucedidos, mas também contribuem com “Lições Aprendidas” que podem ajudar a melhorar o desempenho de projetos futuros. 

Eles são sempre altamente benéficos para uma organização e pagam o investimento muitas vezes. 

A gerência deve estar preparada para agir de acordo com as recomendações e demonstrar compromisso e esforço para mudar as coisas.

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